ERP (Enterprise Resource Planning)

Apa itu ERP (Enterprise Resource Planning)

Kebanyakan orang masih belum mengetahui apa yang dimaksud dengan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) dan konsep sistem ERP itu sendiri. Serta bagaimana suatu sistem ERP dapat memberikan “revenue” bagi suatu perusahaan yang mengimplementasikan sistem tersebut.

Secara garis besar, sistem ERP bisa digambarkan sebagai perkakas manajemen yang menyeimbangkan persediaan dan permintaan perusahaan secara menyeluruh, berkemampuan untuk menghubungkan pelanggan dan supplier dalam satu kesatuan rantai ketersediaan, mengadopsi proses-proses bisnis yang telah terbukti dalam pengambilan keputusan, dan mengintegrasikan seluruh bagian fungsional perusahaan; salesmarketingmanufacturingoperations,logisticspurchasingfinance, new product development, dan human resources. Sehingga bisnis dapat berjalan dengan tingkat pelayanan pelanggan dan produktifitas yang tinggi, biaya dan inventory yang lebih rendah, dan menyediakan dasar untuk e-commerce yang efektif.

Dari semua pengembangan teknologi sistem informasi dewasa ini, satu sistem informasi yang didesain untuk mendukung keseluruhan unit fungsional dari perusahaan adalah Enterprise Resource Planning atau ERPAplikasi ERP adalah suatu paket piranti lunak (software) yang dapat memenuhi kebutuhan suatu perusahaan dalam mengintegrasikan keseluruhan aktivitasnya, dari sudut pandang proses bisnis di dalam perusahaan atau organisasi tersebut. Sistem ERPadalah salah satu sistem informasi yang tercanggih yang bisa didapatkan pada awal abad 21 ini.

Untuk dapat mengadopsi teknologi sistem ERP, suatu perusahaan tidak jarang harus menyediakan dana dari ratusan juta hingga milyaran rupiah. Dana sebesar itu harus disediakan untuk investasi paket software aplikasi ERP, hardware berupa server dan desktop, database dan operating sistem software, high performance network, hingga biaya konsultasi untuk implementasi. Meskipun dihalangi oleh biaya investasi yang besar, banyak perusahaan di dunia dan tidak terkecuali di Indonesia seperti berlomba-lomba untuk mengadopsi sistem informasi ini. Hal ini karena paket software aplikasi ERPyang diimplementasikan secara baik akan menghasilkan ”return” terhadap investasi yang layak dan dalam waktu cepat.

Karena sistem ERPmenangani seluruh aktivitas dalam organisasi, membawa budaya kerja baru dan integrasi dalam organisasi. mengambil alih tugas rutin dari personel dari tingkat operator hingga manajer fungsional, sehingga memberikan kesempatan kepada sumber daya manusia perusahaan untuk berkonsentrasi dalam penanganan masalah yang kritis dan berdampak jangka panjang. Sistem ERP juga membawa dampak penghematan biaya (cost efficiency) yang signifikan dengan adanya integrasi dan monitoring yang berkelanjutan terhadap performance organisasi.

Secara implisit aplikasi ERP bukan hanya suatu software semata, namun merupakan suatu solusi terhadap permasalahan informasi dalam organisasi. Enterprise Resource Planning (ERP) dapat didefinisikan sebagai aplikasi sistem informasi berbasis komputer yang dirancang untuk mengolah dan memanipulasi suatu transaksi di dalam organisasi dan menyediakan fasilitas perencanaan, produksi dan pelayanan konsumen yang real-time dan terintegrasi.

Aplikasi ERP merupakan suatu sistem yang terintegrasi, sehinggaaplikasi ERP mampu memberikan kepada organisasi penggunanya suatu model pengolahan transaksi yang terintegrasi dengan aktivitas di unit bisnis lain dalam organisasi. Dengan mengimplementasikan proses bisnis standar perusahaan dan database tunggal (single database) yang mencakup keseluruhan aktivitas dan lokasi di dalam perusahaan,ERP mampu menyediakan integrasi di antara aktivitas dan lokasi tersebut. Sebagai hasilnya, sistem ERP dapat mendorong ke arah kemampuan pengambilan keputusan yang lebih baik dengan parameter yang terukur secara kuantitatif. Sehingga keputusan yang dihasilkan tersebut dapat saling mendukung proses operasional perusahaan atau organisasi.

Mudah-mudahan sedikit ulasan diatas dapat memberikan gambaran kepada para pembaca mengenai apa itu sistem ERP secara umum.

 

 

Menghitung ROI terhadap Investasi Sistem ERP di Perusahaan

I. Apa itu ROI (Return on Investment)?

Dalam dunia keuangan rate of return (ROR) atau return on investment (ROI), atau terkadang biasa disebut dengan return, adalah suatu ratio peroleh atau kehilangan uang dari sebuah investasi berhubungan dengan jumlah uang yang telah di investasikan. Jumlah perolehan ataupun kehilangan uang merujuk kepada bunga, profit/loss, gain/loss atau net income, sedangkan uang yang telah di investasikan merujuk pada asset, modal/capital, uang pokok/principal atau basis biaya/cost basis dari investasi tersebut.

ROI adalah juga dikenal sebagai tingkat laba (rate of profit). ROI adalah hasil di suatu investasi saat ini atau masa lampau, atau hasil yang diperkirakan di suatu investasi masa depan. ROI pada umumnya dinyatakan sebagai persentase dibanding/bukannya nilai sistim desimal.

ROI tidak mengindikasikan berapa lama suatu investasi dikelola. Bagaimanapun, ROI paling sering dinyatakan sebagai suatu tingkat pengembalian tahunan, dan paling sering dinyatakan untuk suatu tahun fiskal atau penanggalan.

Maka bisa dikatakan bahwa ROI digunakan oleh kebanyakan perusahaan untuk membandingkan hasil investasi di mana uang yang diperoleh atau hilang (atau uang yang telah diinvestasikan), dan tidaklah mudah melakukan perbandingan tersebut dengan menggunakan nilai moneter.

II. Konsep Dasar Penghitungan ROI terhadap Investasi Sistem ERP

Konsep dari ROI adalah salah satu dari sedikit prinsip yang berlaku bagi segala bentuk dalam kehidupan. Inti sari dari ROI adalah jika anda mendapat balasan lebih dari apa yang anda taruhkan? Apa yang anda taruhkan dan balasan apa yang anda dapatkan bisa diartikan dari berbagai hal, kedua-duanya bisa bersifat terukur dan tak terukur (tangible and intangible).

Pada metodologi perhitungan cost-benefit, perhitungan ROI (Return On Investment) tersebut dilakukan berdasarkan perkiraan manfaat implementasi sistem ERP (Enterprise Resources Planning) yang dinyatakan dalam ukuran keuangan atau finansial seperti dalam rupiah atau dolar Amerika. Perkiraan manfaat tersebut didasari pada sejumlah asumsi yang berhubungan dengan harapan manfaat (expected return) yang akan diperoleh perusahaan seandainya sebuah sistem ERP(Enterprise Resources Planning) digunakan atau diaplikasikan.

Harapan manfaat yang dimaksud dapat berasal dari berbagai sumber dan beraneka ragam rupanya, yang antara lainnya dapat dideskripsikan sebagai berikut:

  • Nilai transaksi yang didapat melalui mekanisme sistem ERP
  • Fee yang diperoleh perusahaan untuk setiap transaksi yang terjadi atau dibukukan
  • Penghematan biaya overhead karena adanya implementasisistem ERP
  • Pengurangan total biaya yang diperlukan untuk melakukan proses komunikasi, koordinasi, dan kooperasi
  • Dan lain sebagainya

Dalam perhitungan yang lebih akurat, nilai manfaat yang diharapkan tersebut sebenarnya harus dikalikan dengan sejumlah probabilitas agar sesuai dengan kenyataan yang ada. Rumus atau formula yang kerap dipergunakan untuk hal tersebut adalah sebagai berikut:

Expected Return = Estimated Return x ERP Investment Equation

dimana nilai sebenarnya dari manfaat yang akan diperoleh perusahaan adalah merupakan hasil perkalian antara besarnya nilai yang diharapkan dengan sebuah nilai probabilitas tertentu, yang pada dasarnya merupakan persamaan dari investasi teknologi informasi.

Adapun persamaan dari investasi sistem aplikasi ERP tersebut dapat dinyatakan sebagai:

ERP Investment Equation = P(ROI Type) x P(Conversion Success)

dimana,

ERP Investment Equation = P(Success|Return)

yang berarti bahwa probabilitas kesuksesan dalam sebuah investasi sistem aplikasi ERP sehingga mendatangkan atau memberikan manfaat tertentu, akan sangat bergantung dari probabilitas tercapainya ROI darisistem ERP terkait dan probabilitas suksesnya proses pengembangan dan sistem aplikasi ERP tersebut.

Contoh kasus sebagai penggambaran penghitungan ROI dapat di ilustrasikan sebagai berikut:

Sebuah perusahaan bermaksud untuk membeli dan mengimplementasikan sistem ERP untuk membantu manajemen dalam memonitor dan mengawasi pekerjaan karyawannya. Alasan sistem ini diimplementasikan karena melihat kenyataan bahwa produktifitas penjualan tidak berkembang yang diakibatkan karena banyak pengurusan administrasi penjualan barang yang memakan waktu lama. Sehingga perusahaan mengalami ”kehilangan” banyak uang karena harus membiayai penalti kepada pelanggan yang diakibatkan karena hal tersebut. Diharapkan dengan diimplementasikannya sistem ERPtersebut, perusahaan dapat menghemat misalnya sekitar Rp 75 juta per bulan, hasil dari proses penalti terhadap keterlambatan administrasi yang tidak perlu.

Berdasarkan keterangan yang didapat bahwa probabilitas terjadinya pengembalian investasi atau ROI dari implementasi sistem ERP di perusahaan adalah sekitar 0.75, sementara diperoleh data yang mengatakan bahwa 8 dari 10 proyek implementasi sistem ERP berhasil dilakukan. Artinya adalah bahwa:

Expected Return = Estimated Return x ERP Investment Equation
= Rp 75 juta x ERP Investment Equation
= Rp 75 juta x P(Success|Return)
= Rp 75 juta x P(ROI Type) x P(Conversion Success)
= Rp 75 juta x 0.75 x 0.8
= Rp 45 juta

Maka nilai yang harus dimasukkan sebagai value manfaat dari implementasi sistem ERP tersebut adalah Rp 45 juta per bulan, bukan Rp 75 juta per bulan seperti yang diperkirakan sebelumnya.

Contoh ilustrasi dari penghitungan lainnya adalah katakanlah sebuah perusahaan yang berniat untuk mengimplementasikan sistem ERP ingin melakukan perhitungan manfaat yang mendekati akurat. Melalui perhitungan kasar, didapatkan keuntungan perusahaan dalam satu tahun sebesar Rp 10 Milyar, dimana nilai ini merupakan estimated return. Ketika dilakukan pencarian referensi, didapatkan dua buah informasi yang kurang lebih dapat dipergunakan sebagai parameter probabilitas yang diinginkan untuk menghitung expected return dari manfaaat implementasi sistem ERP.

Dari data tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa probabilitas diperolehnya manfaat dari implementasi sistem ERP adalah sekitar 76% (26% highly successful dan 50% moderately successful); sementara probabilitas keberhasilan kebanyakan proyek ERP di perusahaan adalah sekitar 45% (implementation complete), sehingga memberikan:

Expected Return = Estimated Return x ERP Investment Equation
= Rp 10 Milyar x ERP Investment Equation
= Rp 10 Milyar x P(Success|Return)
= Rp 10 Milyar x P(ROI Type) x P(Conversion Success)
= Rp 10 Milyar x 76% x 45%
= Rp 3,420 Milyar

Dari 2 contoh kasus perhitungan diatas, ada 4 bentuk prinsip utama dalam berinvestasi yang telah didefinisikan oleh Lucas pada tahun 1991 yaitu:

  1. Terdapat beraneka ragam jenis manfaat atau value bagi perusahaan melalui penerapan teknologi informasi, dimana Return On Investment dalam satuan dan bentuk uang hanyalah merupakan salah satu jenis dari value tersebut;
  2. Setiap jenis investasi di teknologi informasi memiliki probabilitas pengembalian atau pemberian manfaat yang berbeda-beda;
  3. Probabilitas diperolehnya keuntungan dari investasi teknologi informasi sangat bergantung dengan probabilitas keberhasilan implementasi; dan
  4. Nilai riil yang didapat perusahaan sebagai manfaat dari implementasi teknologi informasi di kebanyakan kasus lebih kecil dari nilai manfaat yang diharapkan melalui hasil perhitungan.

Dalam banyak kasus beberapa perusahaan tidak memperhatikan aspek penyusutan dari suatu proyek implementasi sistem ERP kecuali jika komitmen proyek tersebut melebihi suatu nilaian rupiah atau dollar tertentu. Bagaimanapun, ini tidak termasuk faktor yang mendorong kearah keputusan investasi yang lemah/miskin. Banyak perusahaan senang untuk memperhatikan hanya implikasi pendapatan gross.

Sebagai tambahan, dengan menyediakan semua asumsi dan angka-angka tersebut dapat membantu anda untuk melihat bagaimana proyek implementasi sistem ERP ini akan mempengaruhi keuangan perusahaan anda.

Sumber:

  • Wikipedia
  • Artikelekoindrajit

 

Pemilihan Sistem ERP

Pada umumnya sistem ERP yang masuk ke Indonesia sudah teruji kesuksesannya, namum kesuksesan di negara lain belum tentu bisa menjadi suatu jaminan bahwa sistem ERP tersebut akan dapat digunakan (suitable) bagi perusahaan di Indonesia.

Dari sekian banyak yang telah diuraikan mengenai sistem ERP (Enterprise Resources Planning), pastinya akan menimbulkan suatu pertanyaan bagi kita semua yaitu bagaimana kita memilih sebuahaplikasi ERP yang cocok bagi perusahaan atau industri kita?

Beberapa analis berpendapat jika anda ingin perusahaan anda maju dan berkembang dengan mengandalkan aplikasi ERP, terutama di Indonesia maka ada beberapa faktor yang perlu dijadikan pertimbangan dalam mengimplementasikan suatu aplikasi ERP, yaitu:

1) Fitur /Feature

Piranti lunak yang tergolong aplikasi ERP itu secara umum dirancang supaya dapat memberikan solusi untuk perusahaan atau industri jenis apapun (horizontal solution). Namun, pada kenyataannya, setiap industri itu punya ciri khas tersendiri. Hal ini menyebabkan timbulnya fungsi-fungsi atau features di aplikasi ERP yang spesifik untuk industri tertentu (vertical solution).

Oleh karena itu, features yang anda butuhkan dalam operasi sehari-hari harusnya bisa ditunjang oleh aplikasi ERP yang dipilih. Kadang kita melihat features yang bagus yang berdasarkan teori baru, kita perlu hati-hati menilai apakah feature baru itu bisa diterapkan pada kondisi sekarang ini. Selalu ingat bahwa kita di Indonesia mempunyai kultur tersendiri. Salah pengertian atau salah memilih berdasarkan faktor features akan menimbulkan kekacauan dan bahkan menghambat operasi perusahaan. Memang banyak perusahaan yang menanam waktu untuk penilaian ini. Cocok atau tidaknya biasanya juga bisa kita selidiki dari daftar konsumen yang telah memakai aplikasi ERP tersebut dan apakah industri konsumen itu serupa dengan industri kita.

2) Teknologi

Salah satu analis industri aplikasi ERP terkemuka pernah mengatakan ‘jika memilih aplikasi ERP, anda harus melihat teknologi yang digunakan dibaliknya’. Sayangnya, banyak user yang memilih aplikasi ERP belum tentu memberikan perhatian cukup pada hal ini.

Untuk mengetahui teknologi mana yang digunakan merupakan suatu tantangan bagi departemen MIS/EDP perusahaan kita, yang biasanya lebih ter-update dibanding dengan departemen lainnya. Biasanya pemilihan aplikasi ERP itu didorong dari pihak user (pemakai) yang lebih terfokus kepada feature, sehingga faktor teknologi biasanya diabaikan. Akibatnya, terjadilah masalah di kemudian hari seperti banyaknya perusahaan di Indonesia yang ‘terjebak’ dengan namanya sistem ‘legacy’.

3) Sumber daya manusia

Secanggih apapun teknologi kita hari ini, aplikasi ERPtetap saja belum sempurna seperti yang diharapkan manusia. Oleh karena itu, seberapa sukses pun aplikasi ERP yang kita pilih dari luar negeri, di negeri kita ini belum tentu bisa jalan jika tidak didukung oleh lokal support yang kuat. Kita harus benar-benar teliti memilih vendor yang bisa komit terhadap apa yang mereka tawarkan sebab menangani paket aplikasi ERP sangat lain dibandingkan dengan menangani penjualan PC atau paket perangkat lunak desktop. Di Indonesia saat ini telah ada beberapa vendor yang mulai mengembangkan aplikasi ERPLokal yang mengimplementasikan ”best practise process” yang berlaku bagi perusahaan-perusahaan Indonesia. Serta penyediaan support secara menyeluruh dari aplikasi ERPLokal yang telah dikembangkan.

Selain daripada vendor, perusahaan-perusahaan tersebut juga dituntut untuk menyediakan sumber daya manusia yang terampil dalam melaksanakan proyek implementasi aplikasi ERP tersebut.

4) Infrastruktur

Infrastruktur dalam hal ini termasuk sistem pendukung untuk penerapan suatu proyek ERP, antara lainnya adalah

a.    apakah vendor menyediakan HelpDesk dan

b.    apakah vendor mempunyai tata cara seperti standard operating procedure/methodology dalam penerapan aplikasi ERP;

c.     apakah vendor mengetahui langkah apa yang harus diambil pada saat melakukan customization,

d.    apakah vendor bisa menjelaskan langkah-langkah apa yang harus ditempuh sebelum sistem ‘go-live’.

e.    Perlu diperhatikan juga kemungkinan perlunya upgrading di masa depan, apakah vendor mengetahui konfigurasi sistem yang telah terpasang pada konsumen setelah misalnya dua tahun kemudian?

Prinsipnya, perusahaan tersebut harus bisa membedakan infrastuktur yang sekedarnya dengan yang benar-benar bisa diandalkan.

Penerapan suatu aplikasi ERP itu merupakan suatu proses yang berkesinambungan. Begitu dimulai sudah tidak mungkin lagi dihentikan dan tidak ada titik kesempurnaannya. Yang ada hanyalah proses penyempurnaan yang tak akan berhenti.

Pada umumnya aplikasi ERP yang masuk ke Indonesia sudah teruji kesuksesannya, namun kesuksesan di negara lain belum tentu bisa menjadi suatu jaminan bahwa aplikasi ERP tersebut akan dapat digunakan (suitable) bagi perusahaan di Indonesia karena banyak faktor yang perlu diperhatikan dan dipikirkan dalam melakukan pemilihan penggunaan aplikasi ERP tersebut.

 

Membangun sistem ERP – tips and trik Part 1

Tentunya Anda sering mendengar mengenai sistem ERP yang digunakan untuk melakukan pencatatan transaksi bisnis perusahaan.sistem ERP adalah suatu sistem yang mengintegrasikan keseluruhan fungsi dan proses bisnis dalam suatu perusahaan. Membangun dan mengimplementasikan sistem ERP bukanlah pekerjaan yang mudah, membutuhkan banyak tenaga, pemikiran dan tentunya komitmen seluruh pihak yang berkepentingan.

Pada artikel ini, penulis berusaha mengemukakan beberapa hal yang perlu dan tidak perlu dilakukan dalam membangun Tentunya Anda sering mendengar mengenai sistem ERP yang digunakan untuk melakukan pencatatan transaksi bisnis perusahaan. sistem ERP adalah suatu sistem yang mengintegrasikan keseluruhan fungsi dan proses bisnis dalam suatu perusahaan. Membangun dan mengimplementasikan sistem ERP bukanlah pekerjaan yang mudah, membutuhkan banyak tenaga, pemikiran dan tentunya komitmen seluruh pihak yang berkepentingan..

Melakukan analisa kebutuhan perusahaan calon pengguna sistem

Pada tahap awal pembuatan sistem ERP, pihak pembangun sistem perlu benar-benar mengetahui kebutuhan perusahaan calon pengguna dengan jelas. Biasanya hal ini dilakukan dengan mengadakan interview dan pengumpulan informasi kepada pihak-pihak internal perusahaan

Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan:

  1. Memberikan informasi dengan akurat dan jelas kepada pihak konsultan. Informasi mengenai proses bisnis yang tidak jelas dapat menyebabkan pihak konsultan pembangun sistem tidak dapat melakukan pembangunan sesuai dengan keadaan perusahaan calon pengguna
  2. Lakukan interview kepada pihak internal yang dapat mengambil keputusan
    Pihak pembangun sistem ERP akan menjelaskan desain sistem yang akan dibangun terlebih dahulu kepada pihak internal yang diinterview. Dengan melakukan hal ini, diharapkan pemetaan kebutuhan internal perusahaan terhadap sistem yang akan dibangun dapat dilakukan dengan sukses dan pihak internal mendapatkan gambaran mengenai sistem yang nantinya akan digunakan perusahaan.
    Pada kasus dimana desain dan struktur sistem ERP tidak dapat memenuhi kebutuhan internal perusahan, maka pihak pembangun diharapkan dapat memberikan solusi alternatif yang mungkin pada awalnya tidak termasuk didalam sistem (non-standard requirement). Jika ini dilakukan, maka pihak pembangun membutuhkan keputusan dari pihak internal apakah solusi alternatif yang ditawarkan disetujui atau tidak. Pada saat inilah masalah timbul, yaitu saat pihak yang diinterview tidak dapat mengambil keputusan dan membuat bingung pihak pembangun sistem
  3. Menjelaskan kebutuhan pihak internal perusahaan dengan seksama kepada pihak konsultan pembangun sistem ERP.
    Sering terjadi pada beberapa proyek pembangunan sistem ERP, pihak internal perusahaan tidak mengerti dengan jelas apa cakupan dari sistem yang diinginkan, disinilah diperlukan peran pihak pembangun sistem untuk memberikan arahan dan konsultasi untuk memperjelas kebutuhan sistem yang akan dibangun. Denganbantuan konsultan, diharpakan pihak internal dapat benar-benar menjelaskan kebutuhan istem baru tanpa keraguan.
  4. Pembuatan dokumentasi hasil interview yang disetujui oleh kedua belah pihak.
    Hal ini wajib dilakukan sebagai dokumentasi desain dan keputusan-keputusan terhadap sistem ERP yang telah diambil dan disetujui baik oleh pihak internal perusahaan dan pihak pembangun sistem ERP.
    Dokumentasi ini merupakan dasar dari pembuatan desain sistem dan akan menjadi acuan apabila pada masa mendatang terjadi kesalah pahaman atau perbedaan pendapat antara pihak internal perusahaan dan pihak pembangun sistem.
  5. Jangan melakukan interview kepada pemilik perusahaan yang tidak mengerti dengan jelas proses bisnis dan permasalahan yang dihadapi pada aktivitas operasi sehari-hari. Pada beberapa pengalaman proyek pembangunan sistem ERP yang pernah saya ikuti, sering kali pemilik menginginkan banyak fitur dalam sistem yang sebenarnya tidak diperlukan dalam kegiatan operasi harian perusahaan.
  6. Jangan melakukan pengembangan sistem jika dokumen hasil interview belum disetujui oleh kedua belah pihak.
    Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, bahwa dokumentasi ini berfungsi sebagai dasar dalam desain dan pembangunan sistem. Dokumentasi ini juga merupakan acuan bagi perusahaan ketika melakukan testing dan pemeriksaan sistem baru yang dibangun.

Melakukan testing terhadap sistem yang dibangun

Ini merupakan salah satu tahapan yang kritikal untuk dilakukan. Dengan melakukan testing yang komprehensif, baik pihak pembangunsistem ERP dan pihak calon pengguna sistem ERP dapat dengan yakin mengetahui kemampuan sistem saat digunakan.

Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan:

  1. Gunakan dokumentasi hasil interview yang telah disetujui sebagai dasar desain sistem dalam testing. Sehingga testing yang dilakukan harus selalu mengacu kepada dokumentasi tersebut
  2. Buatlah skenario testing yang mencakup seluruh transaksi bisnis yang dilakukan di dalam sistem ERP
  3. Lakukan testing secara terus menerus (continuous testing). Padasistem ERP yang terintegrasi, testing harus dilakukan terus menerus karena perbaikan pada suatu bagian mungkin saja menyebabkan perubahan pada bagian lain, sehingga testing yang pada awalnya telah dilakukan harus diulangi kembali untuk memastikan keseluruhan sistem dapat digunakan dengan baik.
    Hal ini tentu saja akan mendorong terjadinya perbaikan secara terus menerus (continuous improvement) terhadap kekurangan-kekurangan yang ditemui selama tahapan testing.
  4. Pada tahapan lebih lanjut, bagi pihak pengguna perlu melakukan pengembangan sistem terus menerus sehingga sistem yang telah ada dapat terus dikembangkan baik fungsi, fitur, maupun tampilannya
  5. Lakukan testing dengan data semirip mungkin dengan data asli yang mungkin terjadi dalam perusahaan. Hal ini perlu dilakukan untuk mengantisipasi kesalahan yang mungkin saja terjadi saatsistem ERP sudah mulai digunakan untuk kegiatan bisnis perusahaan
  6. Jangan melakukan testing secara parsial, karena hal ini menyebabkan analisa yang dilakukan pihak pelaku test (tester) menjadi bias dan dapat mempengaruhi perubahan sistem yang mungkin tidak diperlukan

 

Membangun sistem ERP – tips and trik Part 2

Pada bagian pertama, penulis telah mengemukakan beberapa bagian penting yang mempengaruhi kesuksesan implementasi proyek sistem ERP pada perusahaan Anda.
Pada bagian kedua ini, Penulis kembali menjelaskan beberapa hal penting lainnya yang dapat mempengaruhi kesuksesan proyek implementasi sistem ERP.

Fokus pada migrasi data

Setelah testing sistem dilakukan dan sistem siap untuk digunakan, tahapan berikutnya yang tidak kalah penting adalah migrasi data dari sistem yang saat ini digunakan oleh perusahaan (legacy system) kesistem ERP yang baru dibangun.

Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan:

  1. Tentukan pihak-pihak internal yang bertanggung jawab terhadap persiapan data yang diperlukan
    Dengan memutuskan seseorang sebagai penanggung jawab terhadap persiapan data, maka pengumpulan dan persiapan data untuk proses migrasi dapat dilakukan dengan lebih terencana.
  2. Persiapkan data dengan detail dan rapih
    Pihak pengembang sistem ERP akan melakukan pembuatan program khusus yang hanya digunakan untuk keperluan migrasi data. Mereka akan memberikan arahan mengenai jenis data yang dibutuhkan, format data, dan susunan data sesuai dengan program yang sebelumnya telah dibuat.
    Sangat penting bagi pihak internal untuk mempersiapkan dan menyediakan data sesuai dengan format dan susunan yang telah diarahkan oleh pihak pengembang. Sehingga proses migrasi data dapat dilakukan dengan lebih lancar.
  3. Lakukan pemeriksaan data dengan seksama untuk menghindari duplikasi data yang nantinya akan dipindahkan ke sistem ERPbaru
    Pada tahapan migrasi data, perlu diperhatikan bahwa hanya data yang akan digunakan pada masa mendatanglah (di sistem baru) yang akan diikutsertakan dalam proses migrasi. Untuk data yang sudah tidak digunakan, tidak perlu diikutsertakan.
    Sehingga pada tahap ini perlu dilakukan pemeriksaan data yang benar-benar akan digunakan dan juga pemeriksaan data dari kesalahan input atau duplikasi. Proses ini juga disebut dengan Data Cleansing process.
  4. Lakukan migrasi data untuk keseluruhan data yang diperlukan, bukan hanya untuk data tertentu atau data parsial
    sistem ERP merupakan sistem yang memiliki integrasi antar proses transaksi yang akan dijalankan perusahaan. Hal inilah yang menyebabkan migrasi data diperlukan untuk data transaksi semua departemen dalam perusahaan yang akan menggunakan sistem baru tersebut. Jika ada data terkait yang akan digunakan dalam sistem ERP tetapi tidak diikutsertakan dalam proses migrasi, besar kemungkinan sistem tersebut tidak dapat digunakan untuk mengisi data transaksi operasi harian di masa mendatang.
  5. Jangan mempersiapkan data migrasi yang tidak sesuai dengan arahan, format dan susunan yang sebelumnya telah diberikan oleh konsultan.
    Dengan mempersiapkan dan memberikan data yang tidak sesuai dengan arahan konsultan, konsultan akan mengajukan perbaikan data kepada tim internal perusahaan. Pada saat hal ini terjadi, proses persiapan data akan memakan waktu lebih lama karena perbaikan dan perubahan data tersebut.

Komunikasi dan komitmen

Komunikasi dan komitmen merupakan hal penting lainnya yang perlu selalu dijaga pada saat perusahaan memutuskan untuk melakukan pengembangan sistem ERP.

Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan:

  1. Komunikasi antar anggota tim proyek pengembangan
    Tanpa komunikasi yang baik, maka informasi tidak akan dapat disampaikan dan disebarluaskan ke pihak lain yang berkepentingan. Komunikasi harus selalu terjaga baik di dalam internal tim konsultan, internal tim perusahaan, maupun antar tim konsultan dengan internal perusahaan.
    Pada beberapa proyek pengembangan sistem ERP, salah satu kunci suksesnya adalah komunikasi dan keakraban antar anggota tim proyek baik dari pihak internal maupun dari pihak konsultan.
    Dengan komunikasi yang lancar, masing-masing anggota tim akan lebih menyadari tugas dan fungsinya masing-masing, hal inilah yang pada akhirnya akan menciptakan sinergi antara anggota tim dan teamwork yang solid.
  2. Peringati anggota tim untuk selalu dapat dihubungi
    Selama masa proyek pengembangan berlangsung, akan sangat penting jika semua anggota tim dapat saling berkomunikasi, terutama pada masa-masa migrasi data. Akses komunikasi dan kemampuan untuk dapat dihubungi menjadi bagian penting dalam hal ini. Kegagalan menghubungi atau berkomunikasi dengan anggota tim lainnya dapat menghambat kerja tim dan menyebabkan proyek berjalan tidak sesuai jadwal
  3. Komitmen terhadap batas waktu pengerjaan tugas dalam proyek
    Pada awal pengembangan, pimpinan proyek (Project Manager) akan menetukan waktu pengerjaan proyek dan mensosialisasikan jadwal tersebut kepada seluruh anggota tim proyek.
    Setiap anggota tim proyek wajib menyelesaikan tugasnya masing-masing sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan tersebut. Jika ada bagian tim yang tidak melaksanakan pekerjaannya sesuai dengan jadwal, maka mungkin saja proyek akan mengalami perpanjangan waktu yang dapat menyebabkan kerugian kepada kedua belah pihak (perusahaan dan konsultan).
  4. Libatkan tenaga kerja yang kompeten pada bidangnya
    Tenaga kerja yang tidak kompeten dapat mengambat laju perkembangan proyek. Untuk itu kedua belah pihak perlu memastikan bahwa tenaga yang diikutsertakan dalam proyek adalah orang-orang yang kompeten untuk melakukan tugasnya masing-masing.
    Sering kali, dalam proyek pengembangan sistem diterjunkan pula tenaga kerja/karyawan baru yang mungkin belum memahami dengan jelas tugasnya. Pada kasus seperti ini, akan dibutuhkan supervisi yang lebih ketat terhadap pekerjaan yang karyawan tersebut lakukan. Cara lain yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kemampuan tenaga baru tersebut adalah dengan mengikutsertakan karyawan yang bersangkutan dalam pelatihan-pelatihan yang lebih intensif.
  5. Jangan melibatkan tenaga kerja kontrak atau non permanent untuk posisi kunci dalam proyek pengembangan sistem ERP.
    Tenaga kerja kontrak atau non permanen mempunyai tenggang masa bekerja pada perusahaan. Dengan menempatkan mereka pada posisi kunci proyek, perusahaan memiliki resiko kegagalan proyek pengembangan jika masa kontrak karyawan yang bersangkutan telah usai pada saat proyek pengembangan masih berjalan.
    Resiko lainnya yang mungkin terjadi pada kasus diatas adalah:

    • Keputusan-keputusan yang telah diambil pada masa jabatan orang tersebut mungkin saja dipertanyakan kembali dimasa yang akan datang dan dianggap tidak sesuai dengan keinginan perusahaan.
    • Perubahan desain sistem besar kemungkinan terjadi karena orang yang melakukan desain sudah tidak mengikuti project
    • Jalannya proyek yang mungkin terhambat jika posisi kunci tersebut belum menemukan pengganti yang kompeten.
  6. Jangan memilih Pimpinan proyek yang tidak memiliki pengaruh terhadap tim pengembangan.
    Salah satu unsur penting yang dapat menyukseskan proyek pengembangan sistem ERP adalah kharisma dan dedikasi pimpinan proyek terhadap proyek tersebut.
    Pimpinan proyek mempunyai peran yang penting dalam memotivasi anggota tim, membentuk tim yang solid, dan mengarahkan tim untuk selalu bekerja sesuai dengan target dan jadwal. Pada beberapa proyek pengembangan yang pernah saya ikuti, anggota tim cenderung mengabaikan perintah dan arahan pimpinan proyek jika pimpinan tidak tegas dan tidak memiliki pengaruh terhadap timnya. Untuk itulah sebaiknya proyek memiliki pimpinan yang cukup dapat mempengaruhi tim itu sendiri.

Mudah-mudah hal diatas dapat memberikan Anda gambaran mengenai beberapa hal yang perlu diperhatikan pada saat perusahaan Anda melakukan pengembangan sistem ERP.

 

 

 

ERP (Enterprise Resource Planning)

Source : http://www.midas-solusi.com

 

www.stisitelkom.ac.id www.di.stisitelkom.ac.id www.ktm.stisitelkom.ac.id
www.dkv.stisitelkom.ac.id www.dp.stisitelkom.ac.id www.srm.stisitelkom.ac.id
www.blog.stisitelkom.ac.id www.multimedia.stisitelkom.ac.id
www.elearning.stisitelkom.ac.id www.library.stisitelkom.ac.id
www.repository.stisitelkom.ac.id www.cloudbox.stisitelkom.ac.id
www.digilib.stisitelkom.ac.id www.mirror.stisitelkom.ac.id
www.sisfo.stisitelkom.ac.id www.hilfan.blog.stisitelkom.ac.id
www.telkomuniversity.ac.id www.stisitelkom.academia.edu
www.kuningmas-autocare.co.id www.usnadibrata.co.id www.askaf.co.id www.hilfans.wordpress.com www.hilfan-s.blogspot.com www.profesorjaket.co.id

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s